El módulo Cotizaciones de SenHub Factura permite generar presupuestos detallados para tus clientes antes de emitir un CFDI.
Las cotizaciones incluyen productos, precios, impuestos, condiciones y vencimiento, y pueden convertirse fácilmente en facturas una vez aprobadas.
Este proceso ayuda a formalizar ofertas comerciales y mantener trazabilidad antes de la venta.
Tabla de contenidos
1. Acceder al módulo de Cotizaciones
Desde el dashboard de SenHub Factura, abre el menú lateral.
Selecciona Cotizaciones para acceder al listado de documentos.
Verás tarjetas con indicadores como Enviadas, Facturadas y Canceladas.Haz clic en Crear cotización para iniciar un nuevo registro.
También puedes acceder directamente desde la URL:.../sales/customer-quotations/create.
2. Información general de la cotización
En la parte superior del formulario se configuran los datos fiscales y comerciales.
Los campos obligatorios están marcados con un asterisco (*):
Campo | Descripción |
|---|---|
Cliente* | Selecciona el cliente o créalo con el ícono de búsqueda. |
Régimen fiscal (Cliente) | Se llena automáticamente al elegir el cliente. |
Dirección de envío | Si el cliente tiene varias direcciones, elige una. |
Fecha | Se genera automáticamente (no editable). |
Fecha de expiración | Define hasta cuándo será válida la cotización. |
Sucursal* | Indica la sucursal emisora (obligatorio). |
Vendedor | Asigna al responsable de la venta. |
Términos de pago / Forma de pago / Método de pago / Uso de CFDI | Define condiciones y claves fiscales (p. ej. PUE, 03 Transferencia, G03 Gastos en general). |
Moneda* | Selecciona la divisa de la operación. |
TC (Tipo de cambio) | Solo para monedas distintas a MXN. |
Descripción | Campo opcional para detallar el propósito o alcance. |
Enviar notificación para facturar / Correos a notificar | Envía aviso por correo cuando se convierta en factura. |
Incluir datos bancarios | Muestra datos de pago de la empresa en el PDF. |
Proyecto | (Opcional) Asocia la cotización a un proyecto. |
💡 Nota fiscal:
Aunque la cotización no genera CFDI, los campos fiscales (régimen, uso de CFDI, forma y método de pago) deben completarse correctamente para evitar errores al convertirla en factura.
3. Agregar productos o servicios
En la tabla de conceptos se agregan los artículos o servicios que componen la cotización:
Haz clic en Agregar debajo del encabezado de la tabla para insertar una fila.
Completa los siguientes campos:
Campo | Descripción |
|---|---|
Producto | Selecciona un artículo existente o crea uno nuevo. Al elegirlo, la Unidad de medida (U.M.) y la Clave Prod/Serv SAT se llenan automáticamente. |
U.M. y Prod/Serv SAT | Si el producto no las tiene predefinidas, selecciónalas desde el catálogo SAT. |
Cantidad | Ingresa la cantidad requerida. El sistema calculará automáticamente precios e impuestos. |
Descripción (detalle) | Puedes ampliar la información del concepto o agregar especificaciones. |
Presiona nuevamente Agregar para incluir más conceptos.
Ajusta descuentos o tasas de impuestos por línea si aplica.
En la columna lateral se actualizarán los subtotales, descuentos, IVA y total conforme añadas productos.
🧾 Consejo fiscal:
Aun cuando la cotización no timbre, incluir claves SAT correctas, impuestos y unidades válidas evita ajustes posteriores al generar la factura.
4. Comentarios y términos
Comentarios: texto libre que aparecerá al final de la cotización (observaciones o notas).
Términos y condiciones: editor de texto enriquecido donde puedes escribir condiciones de venta, forma de entrega, tiempos de garantía o validez de precios.
✍️ Sugerencia:
Usa este espacio para establecer claramente políticas de pago, tiempos de entrega y vigencia de precios.
Esto te protege en negociaciones y evita confusiones con el cliente.
5. Guardar o descartar la cotización
Al final del formulario encontrarás los botones Descartar y Guardar.
Si faltan datos obligatorios (cliente, sucursal, moneda, tipo de cambio), el botón Guardar permanecerá deshabilitado.
Verifica que hayas agregado al menos un producto para activar el guardado.
Al presionar Guardar, el sistema generará un folio correlativo y la cotización aparecerá en el listado principal.
📤 Desde la vista de detalle podrás enviarla por correo electrónico, descargarla en PDF o convertirla en factura cuando el cliente confirme la compra.
6. Recomendaciones y buenas prácticas
Catálogos actualizados: Mantén al día tus catálogos de productos, clientes y monedas para agilizar la creación de cotizaciones.
Define términos de pago estandarizados: Configura plazos, métodos y formas de pago desde los catálogos para mantener coherencia en todas las ventas.
Descripción clara: Detalla cada concepto para que el cliente entienda el alcance de la oferta.
Usa fechas de expiración realistas: Esto fomenta el cierre rápido y evita confusión si cambian precios o disponibilidad.
Adjunta condiciones visibles: Especifica tiempos de entrega, garantías y validez del precio en el campo Términos y condiciones.
Conversión a factura: Antes de convertir, revisa impuestos y claves SAT; el sistema conservará toda la información en la factura resultante.
✅ Buenas prácticas fiscales: Asegúrate de que el cliente tenga su RFC, régimen fiscal y dirección correctos antes de facturar. Si manejas divisas, ingresa el tipo de cambio oficial del día. Configura los impuestos de cada producto según su objeto fiscal (gravado, exento, no objeto).
7. Preguntas frecuentes
¿La cotización genera un CFDI?
No. Solo se convierte en CFDI al transformarse en factura.
¿Puedo editar una cotización después de guardarla?
Sí, puedes abrirla desde la lista y modificarla mientras no haya sido convertida en factura.
¿Cómo se convierte en factura?
Abre la cotización guardada y usa la opción Convertir en factura. Los datos se copiarán automáticamente al módulo de facturación.
¿Se puede enviar la cotización por correo desde el sistema?
Sí. Usa el botón Enviar por correo, y el sistema enviará el PDF al correo registrado del cliente.
Resumen:
Crear una cotización en SenHub Factura te permite presentar propuestas claras y fiscales antes de emitir una factura.
Cada cotización conserva los datos fiscales, productos, precios e impuestos para una conversión directa y sin errores a CFDI.
Con catálogos actualizados y descripciones detalladas, podrás mejorar tu proceso comercial y garantizar una gestión fiscal precisa.