Guía para dar de alta clientes en SenHub Factura

El módulo Clientes de SenHub Factura permite registrar a cada receptor de facturas con sus datos fiscales, contactos, direcciones y cuentas bancarias.
Esta guía explica paso a paso cómo crear un cliente desde el menú principal y detalla el significado de cada campo, con notas fiscales y recomendaciones prácticas.

Tabla de contenidos

• 1. Acceso al módulo de Clientes

• 2. Formulario de creación de clientes

  • 2.1 Pestaña General

  • 2.2 Dirección fiscal

  • 2.3 Direcciones de envío

  • 2.4 Cuentas bancarias

  • 2.5 Escaneo de CSF

• 3. Finalizar la creación del cliente

• 4. Recomendaciones y buenas prácticas fiscales

• 5. Preguntas frecuentes

1. Acceso al módulo de Clientes

1. Abrir el menú lateral.
   Desde el panel principal de SenHub Factura, despliega el menú lateral y haz clic en el ícono Clientes.
   Se mostrará la lista de clientes registrados junto con indicadores como mejor cliente, saldo total y mayor deuda.

2. Iniciar alta de cliente.
   En la parte superior izquierda, presiona el botón Agregar cliente.
   Se abrirá el formulario para capturar la información del nuevo cliente.

2. Formulario de creación de clientes

El formulario está dividido en varias pestañas que agrupan la información fiscal, comercial y operativa del cliente.

2.1 Pestaña General

Contiene los datos fiscales y comerciales principales requeridos por el SAT para emitir CFDI’s:

🧾 Nota fiscal:
Antes de timbrar una factura, el nombre, RFC, régimen fiscal y código postal del cliente deben coincidir exactamente con su constancia de situación fiscal.
Diferencias en acentos, mayúsculas o espacios pueden impedir el timbrado del CFDI.

2.2 Pestaña Dirección fiscal

Incluye la información del domicilio fiscal asociada al RFC. Estos datos se timbran en el CFDI:

• Calle, número exterior e interior.

• Colonia, localidad y referencia.

• País* (por defecto México – MEX).

• Estado y municipio. (listas dependientes del país).

• C.P. Código postal.

📍 Consejo fiscal:
La dirección fiscal debe coincidir exactamente con la registrada en la CSF del cliente.
Si se trata de un cliente extranjero, el país y código de identificación deben corresponder a su documentación oficial.

2.3 Pestaña Direcciones de envío

Permite registrar una o varias direcciones de entrega.
Cada registro incluye los mismos campos de la dirección fiscal (calle, colonia, país, estado, C.P.).
Puedes agregar varias direcciones y marcar una como predeterminada para pedidos o remisiones.

🚚 Sugerencia operativa:
Asigna nombres claros a las direcciones (ej. “Sucursal Centro” o “Planta Querétaro”) para facilitar su identificación en procesos logísticos o de facturación física.

2.4 Pestaña Cuentas bancarias

Registra las cuentas del cliente para dispersión de pagos o domiciliación:

• Nombre: etiqueta descriptiva (ej. Cuenta BBVA Pesos).

• Banco: selecciona del catálogo de bancos.

• Moneda: MXN, USD, EUR u otra divisa.

• Número de cuenta / CLABE.

💰 Tip contable:
Mantener registradas las cuentas bancarias de tus clientes facilita el control de pagos y conciliaciones contables, especialmente si manejas cobros automatizados.

2.5 Escaneo de CSF

En todas las pestañas encontrarás el botón Escanear CSF.
Permite subir la Constancia de Situación Fiscal del cliente y extraer automáticamente:

• RFC

• Nombre o razón social

• Régimen fiscal

• Dirección fiscal

⚙️ Ventajas: Evita errores de captura. Asegura coincidencia exacta con datos del SAT. Acelera el registro de nuevos clientes.

3. Finalizar la creación del cliente

1. Revisar la información.
   Verifica que todos los campos obligatorios (*) estén completos y correctos.

2. Guardar.
   Haz clic en Guardar para registrar el cliente o Descartar para cancelar.
   El nuevo registro aparecerá en la lista y podrá editarse o desactivarse más adelante.

4. Recomendaciones y buenas prácticas fiscales

• Usa el escaneo de CSF siempre que el cliente proporcione su constancia.
  Esto asegura que los datos timbrados sean correctos y válidos ante el SAT.

• Mantén actualizados los catálogos de Términos de pago, Tipos de cliente, Formas de pago y Usos de CFDI.
  Así el formulario siempre reflejará las opciones válidas.

• Evita duplicados.
  Si un cliente cambia de razón social o RFC, crea un nuevo registro en lugar de editar el existente.

• Valida correos electrónicos.
  Separa múltiples direcciones con punto y coma (;) para garantizar el envío correcto del XML y PDF.

• Clasifica correctamente.
  Asigna Tipo de cliente y Vendedor para obtener reportes más útiles de ventas y cartera.

• Direcciones múltiples.
  Cuando un cliente tiene varias sucursales o centros de entrega, marca una como predeterminada y usa nombres descriptivos.

• Protección fiscal:
  Los errores en RFC o régimen pueden provocar rechazo de CFDI o no deducibilidad del comprobante.

5. Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si el cliente no tiene RFC?
Puedes dejar el campo vacío si es extranjero o usa un régimen que no lo requiere. Para CFDI global, usa el RFC genérico XAXX010101000.

¿Puedo registrar varios correos electrónicos?
Sí, sepáralos con punto y coma. El sistema enviará la factura a todos los correos indicados.

¿Cómo actualizo datos fiscales?
Edita el cliente desde la lista y corrige la información. Si cambió de RFC, crea un nuevo registro.

¿Puedo importar clientes desde Excel?
Sí. Desde el módulo puedes usar la plantilla de importación para registrar múltiples clientes de forma masiva.

Resumen:
Con el módulo Clientes de SenHub Factura, podrás registrar datos fiscales correctos, direcciones, cuentas y contactos de manera organizada.
Usar el escaneo de CSF y mantener los catálogos actualizados garantiza que tus CFDI’s se emitan correctamente, sin errores de timbrado y con pleno cumplimiento fiscal ante el SAT.