La sección Documentos recurrentes dentro del módulo CFDI’s permite programar la emisión automática de facturas, recibos de honorarios o arrendamiento en fechas y frecuencias definidas.
Esta función es ideal para empresas o profesionales que facturan servicios o rentas periódicas y desean automatizar el timbrado CFDI, evitando tareas repetitivas y reduciendo errores humanos.

Tabla de contenidos

1. Acceso al módulo

  1. Desde el menú lateral izquierdo, pasa el cursor sobre CFDI’s.

  2. Selecciona Documentos recurrentes.

    • URL directa: /sales/recurring-customer-invoices.

Se abrirá la lista de documentos recurrentes existentes junto con el botón Crear factura recurrente para agregar una nueva programación.

2. Lista de documentos recurrentes

En la vista principal podrás:

  • Buscar por cliente, vendedor o folio.

  • Filtrar por Sucursal y Estatus, y pulsar Filtrar para actualizar los resultados.

  • Visualizar columnas clave:

    • Folio

    • Tipo de documento

    • Cliente

    • Fecha inicio / Fecha final

    • Fecha último documento / próximo documento

    • Frecuencia

    • Estatus

  • Cada registro muestra un mensaje indicando la última ejecución o si el documento aún no se ha generado.

🧾 Ejemplo:
“Recibo de honorarios – Escuela Kemper Urgate (Mensual)”.
En la columna Fecha último documento se mostrará la fecha de la última factura emitida, y en Éxito, el folio CFDI generado.

3. Crear un documento recurrente

  1. Haz clic en Crear factura recurrente o accede directamente a
    /sales/recurring-customer-invoices/create.

  2. Revisa el cuadro Códigos cortos, útiles para insertar variables dinámicas en la descripción del documento o conceptos:

    • {{Mes}} → mes de emisión (Ej. Febrero).

    • {{Año}} → año de emisión (Ej. 2025).

    • {{AñoAnterior}} → año anterior (Ej. 2024).

    • {{MesAnterior}} → mes anterior (Ej. Enero).

  3. 💡 Ejemplo:
    “Servicios {{Mes}} {{Año}}” se convertirá automáticamente en “Servicios Febrero 2025”.

  4. Completa los campos principales:

    • Cliente * → selecciona o crea el cliente.

    • Régimen fiscal (Cliente) → se llena automáticamente al elegir el cliente.

    • Vendedor → asigna al responsable comercial (opcional).

  5. En el lado derecho, define la programación:

    • Régimen fiscal (Emisor) → tomado de la empresa emisora.

    • Fecha inicio * y Fecha final → determinan el periodo de vigencia.

    • Fecha próximo documento * → primera emisión programada.

    • Frecuencia * → mensual, bimestral, trimestral, semestral o anual.

    • Tipo de documento * → factura, recibo de arrendamiento u honorarios.

    • Sucursal * → define el punto de emisión según el lugar físico autorizado por el SAT.

  6. Configura los parámetros fiscales y comerciales:

    • Términos de pago, Forma y Método de pago (PUE/PPD).

    • Uso de CFDI (ej. G03 – Gastos en general).

    • Moneda * y Tipo de cambio (TC).

    • Descripción general (puede incluir códigos cortos).

    • Enviar por correo → activa esta opción para notificar automáticamente al cliente.

    • Proyecto (opcional) → asocia el CFDI a un proyecto interno.

  7. Agrega los conceptos facturables:

    • Presiona Agregar y captura:

      • Descripción (usa códigos cortos si aplica).

      • U.M., Cantidad, Precio unitario, Clave Prod/Serv SAT.

      • Objeto de impuesto y Impuestos (IVA, IEPS, ISR, retenciones o exentos).

  8. Añade comentarios o instrucciones personalizadas.

  9. Finalmente, haz clic en Guardar.

    • El documento aparecerá en la lista con Estatus “Pendiente”.

    • Al llegar la fecha programada, el CFDI se generará automáticamente y se timbrará.

4. Dinámica de ejecución

  • Cuando se cumple la fecha programada, el sistema crea un CFDI nuevo con los datos predefinidos.

  • Se actualizan los campos:

    • Fecha último documento

    • Fecha próximo documento (según la frecuencia)

  • Si se activó “Enviar por correo”, el cliente recibirá el XML y PDF automáticamente.

  • Las facturas recurrentes se reflejan en reportes, ingresos y contabilidad como cualquier CFDI normal.

5. Consideraciones importantes

  1. Configura correctamente la frecuencia y fechas.
    Un error en la programación puede duplicar o omitir facturas.

  2. Control de folios.
    Cada documento emitido consume un timbre CFDI.
    Consulta tus folios disponibles desde el menú de perfil → Folios disponibles.

  3. Notificaciones automáticas.
    Activa el envío por correo para mantener informados a tus clientes.

  4. Edición y cancelación.
    Puedes editar o eliminar documentos recurrentes antes de su próxima ejecución.
    También puedes finalizar una recurrencia estableciendo una fecha final pasada.

  5. Compatibilidad con Inventarios.
    Si el documento incluye productos inventariables, el sistema actualiza existencias automáticamente al emitir cada CFDI.

6. Buenas prácticas fiscales

  • Verifica los datos fiscales del cliente y emisor antes de guardar.
    Los CFDI automáticos no deben contener errores, ya que cada timbrado es definitivo.

  • Usa descripciones claras e incluye variables dinámicas ({{Mes}}, {{Año}}) para mayor precisión temporal.

  • Consulta periódicamente tus CFDI generados para confirmar que los timbres se emiten correctamente.

  • Mantén suficiente saldo de timbres, especialmente si administras varios clientes o servicios periódicos.

  • Asocia cada factura a su sucursal para reflejar correctamente el lugar de emisión ante el SAT.

7. Conclusión

El módulo de Documentos recurrentes de SenHub Factura automatiza la emisión de CFDI periódicos, asegurando puntualidad y consistencia fiscal.
Con su sistema de plantillas dinámicas, control de fechas y envío automático por correo, podrás simplificar tu facturación mensual, evitar errores y cumplir con las disposiciones del SAT sin esfuerzo.

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